4 pasos que debes seguir para tener una reunión efectiva
Es más fácil comprar una tonelada de oro, que un minuto de tiempo extra.
En la era de los negocios y las video llamadas debemos ahorrar tiempo para evitar la fatiga causada por las reuniones vituales. Aquellos días de reunirse en una sala de conferencias para socializar y discutir negocios se han ido. En cambio, las reuniones virtuales deben ir directamente al punto y centrarse en la toma de decisiones, con el objetivo final de generar ingresos o reducir costos. Socializar ahora debería hacerse en un espacio diferente.
Para aprovechar al máximo el tiempo de una reunión y crear una experiencia agradable, aquí hay una guía de cuatro pasos que ha demostrado ser muy efectiva en mi compañía:
1. El propósito de una reunión es tomar una decisión.
2. Antes de programar o aceptar una reunión, pregúntate:
— ¿Es una reunión larga? Si necesitas más de 30 minutos para tomar una decisión, entonces no estás listo para tomarla.
— ¿Es una reunión con muchos participantes? Si hay más de siete personas, es un webinar, trátalo de esa manera.
— Si tuvieras que escribir un cheque por el valor de la reunión, ¿de cuánto sería? Es simple, suma el valor de cada uno de los participantes y multiplíquelo por el tiempo de la reunión.
— ¿Esta reunión genera ingresos o ahorra dinero?
— ¿Es una reunión frecuente? Si es así, estás haciendo algo mal. No recapitules, revises, ni discutas cosas en una reunión. Recuerda, las reuniones están diseñadas para tomar decisiones.
— ¿Sabes de qué se trata la reunión / tiene un propósito claro? Si no sabes por qué vas a una reunión, no vayas. Por ejemplo, un amigo me dijo que fuéramos a una fiesta, terminé en la boda de mi ex. Nada divertido.
3. Durante la reunión:
“Salte de una reunión o deja una llamada tan pronto como sea obvio que no estás agregando valor”. “No es de mala educación irse de una reunión, es de mala educación hacer que alguien se quede y pierda el tiempo”. Elon Musk
— Comunicación significa eficiencia. Debes entregar tus ideas de manera clara y precisa a cualquier tipo de audiencia. Utiliza un lenguaje sencillo. Ajústate al tema. No te quedes atrapado en discusiones filosóficas.
— Respeta y haz cumplir el horario designado de la reunión.
4. Después de la reunión:
Cualquiera debería poder ponerse en contacto con cualquiera para ejecutar decisiones. No hay necesidad de intermediarios. Promociona la ruta de comunicación más corta entre tu equipo.
Bonus: Etiqueta en las reuniones
— Define tus ventanas de disponibilidad y bloquea tu calendario para que los miembros de tu equipo sepan cuándo estás disponible.
— No llames a la gente a menos que haya una urgencia real. Llamar es íntimo, envía un mensaje de texto primero y pregunta si está disponible para una llamada.
— Si aceptaste una reunión, ¡asiste!
— Si alguien programó una reunión en tu agenda, es de buenos modales honrar esa reunión.
— Las reuniones tienen un dueño o anfitrión. Esta persona debe enviar, cancelar o reprogramar una invitación.
— Los invitados tienen derecho a aceptar o rechazar una invitación a una reunión.
— Los invitados deben aceptar la invitación para notificar al anfitrión de su aceptación. Si no lo han hecho, la reunión no se considera programada.
— Para programar una reunión, utilice el organizador de Outlook (o una herramienta similar) para respetar las agendas de otras personas.
— Pueden ocurrir reuniones de último minuto o urgentes, por lo tanto, usa el teléfono o chat para programar el mejor momento para reunirse.
— Si el anfitrión o invitado llegan 5 o más minutos tarde, la reunión puede cancelarse y/o reprogramarse.
— El ruido de fondo distrae y es molesto. Asegúrese de tener un buen micrófono y un espacio silencioso. Si por alguna razón estás en un entorno ruidoso, asegúrate de silenciar tu micrófono.
